Een scheidsrechter die mishandeld wordt door spelers, een trainer die stiekeme kleedkameropnames maakt en een massale vechtpartij op het veld. Helaas komt menig sportvereniging in aanraking met situaties waarmee ze plotseling en ongewild in de schijnwerpers staat. Zorgvuldige en snelle communicatie kan de negatieve effecten van een incident sterk beperken en zelfs een positieve bijdrage leveren aan het imago van de club. Tien tips voor crisiscommunicatie op een rij.

1.Analyseer en verminder de risico’s
Waar schuilt een potentiële crisis? Is er een team waar agressie een probleem is? Zijn er onveilige plekken op de vereniging? Heeft de club vrijwilligers waarvoor er serieuze redenen zijn om te twijfelen over hun bedoelingen? Neem maatregelen om te voorkomen dat een situatie uit de hand loopt. De preventieve acties dragen óók bij aan een sterker verhaal op het moment dat het tóch misgaat. De club kan dan in ieder geval aantonen er alles aan gedaan te hebben de situatie te voorkomen. Het invoeren van verplichte VOG’s is hier een voorbeeld van.

2.Contactlijsten op orde
Een goede, actuele perslijst is zeker in tijden van crisis onmisbaar. Ook een goede relatie met journalisten kan de club helpen om zo goed mogelijk door de crisis heen te komen. Hetzelfde geldt voor leden en stakeholders. Je wilt hen snel informeren als de club ongewild het middelpunt van (media)aandacht is.

3.De woordvoerder
Bij een crisissituatie is de kans groot dat journalisten zich bij de club melden. Bepaal van tevoren wie namens de vereniging in zo’n situatie het woord voert. De woordvoerder is hét gezicht van de club tijdens de crisis. Welbespraaktheid en een rustig, betrouwbaar overkomen zijn een grote pre voor deze persoon. Zorg ervoor dat intern bekend is wie de woordvoerder is en dat de communicatie naar externen via deze persoon verloopt. Wijs ook één of twee alternatieven aan voor het geval de eerste woordvoerder niet in de gelegenheid is zijn rol in te vullen.

In veel gevallen voeren voorzitters het woord in tijden van crisis. Dit kan een uitstekende keuze zijn, maar de club kan ook iemand anders aanwijzen. Naast de hiervoor genoemde eigenschappen is het verstandig om te kijken naar de rol die de voorzitter tijdens een crisis bekleedt. Als hij veel tijd en prioriteit moet steken in onderzoeken, het oplossen van de crisis en het onderhouden van persoonlijke contacten, dreigt communicatie een bijzaak te worden. In dat geval is het raadzaam om communicatie en management te scheiden en de woordvoering bij iemand anders te beleggen.

Lees de overige tips van Martin van Berkel in Sport FM 16.2 dat op 15 april op de deurmat ligt!

Sport FM

1-4-2016